PowerPoint là một phần mềm trình diễn mạnh, nhưng không phải ai trong chúng ta cũng thường xuyên sử dụng Powerpoint đủ để nắm được hết các mẹo sử dụng sao cho tiết kiệm thời gian nhất. Thật vui là bạn không cần phải trở thành chuyên gia để khám phá hết các đặc tính của PowerPoint.
6. Đảo ngược các đề mục
Bạn thường sử dụng các dấu đề mục bằng cách chọn tại ô thao tác Slide Design. Đặc biệt, chọn Fade In One By One từ mục Subtle. Điều chưa biết có lẽ là bạn có thể hiển thị các dấu đề mục theo thứ tự ngược lại. Cách dễ dàng nhất để đảo ngược thứ tự đề mục là chọn Show In Reverse tại Moderate trong ô thao tác Animation Scheme.
Bạn nên dành thời gian để xem qua các tùy chọn Animation Scheme. Bạn sẽ chỉ mất một vài phút để làm quen với tất cả các hiệu ứng thông dụng. Ngoài ra, tại những vị trí liên quan đến hoạt cảnh, chỉ sử dụng hoạt cảnh khi có một lý do đặc biệt chứ không chỉ vì bạn thích một trình chiếu đặc biệt.
Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn hoạt cảnh trên thẻ Animation của PowerPoint 2007 trong nhóm Animations. Sử dụng danh sách thả xuống để chọn hiệu ứng mong muốn. Lợi thế thú vị trong bản 2007 là khi bạn chọn một hiệu ứng, PowerPoint sẽ hiển thị nó, vì vậy bạn có thể xem trước khi lựa chọn.
7. Chú ý với những ảnh GIF
PowerPoint 2000 là phiên bản đầu tiên hỗ trợ hoạt cảnh tập tin .gif, nhưng chương trình xem thì không (PowerPoint Viewer là ứng dụng hỗ trợ xem các trình chiếu PowerPoint, dù họ không cài đạt PowerPoint). Không may, những chương trình xem trước đó không hỗ trợ các tập tin .gif. Hạn chế này có thể gây lỗi cho các trình diễn khác của bạn.
Tin vui là nhiều ứng dụng xem trình chiếu ngày nay đã hỗ trợ các tập tin .gif. Các ứng dụng này hỗ trợ đầy đủ đặc tính từ phiên bản PowerPoint 97. Nếu bạn vẫn còn sử dụng một phiên bản cũ hơn PowerPoint 97, 2000, hay XP thì người xem cũng sẽ chạy được các trình chiếu với tất cả các file kể cả .gif.
8. Đảo ngược vị trí in các trang slide
Đa số máy in cho phép in đảo ngược, nhưng bạn không thể lúc nào cũng thiết lập tùy chọn máy in riêng, đặc biệt với các máy in được nối mạng và được cấu hình chung cho mọi người sử dụng. Nếu tùy chọn in bị hạn chế, bạn có thể vẫn in được các trang PowerPoint theo thứ tự đảo ngược mà không cần chỉnh máy in:
1. Chọn Print từ trình đơn File (Đối với PowerPoint 2007, chọn Print từ trình đơn Office).
2. Kích tùy chọn Slides trên mục Print Range.
3. Nhập phạm vi của slide theo thứ tự ngược. Ví dụ, nếu bạn muốn in slide 1 đến 10 theo thứ tự ngược thì nhập 10-1 thay vì 1-10. Đây là một giải pháp rất dễ thực thi.
PowerPoint sẽ nhớ thiết lập này cho đến khi bạn thay đổi nó hay thoát khỏi trình diễn. Dù máy in có sẵn tùy chọn đảo ngược nhưng bạn có thể dễ dàng thực hiện bằng PowerPoint.
9. Giảm kích thước tập tin
Các tập tin PowerPoint rất lớn. Nếu gửi chúng qua thư điện tử, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để đưa lên hay tải xuống một trình chiếu, đặc biệt khi bạn hay người nhận dùng mạng kết nối dial-up.
Bạn cần sử dụng phần mềm đặc biệt để nén tập tin trước khi gửi chúng hoặc cũng có thể giảm bớt kích thước tập tin nguyên bản bằng việc xóa bớt các slide thumbnail. Thực hiện theo các bước sau:
1. Chọn Properties từ trình đơn File.
2. Kích thẻ Summary.
3. Xác định vị trí hộp kiểm Save Preview Picture tại cuối hộp thoại (Hình dưới), bỏ chọn và kích OK.
Việc làm này sẽ tiết kiệm được nhiều KB, thậm chí hơn cả nén tập tin. Nếu vô hiệu hóa các thumbnail, bạn sẽ không thể xem trước tập tin trong hộp thoại Open, nhưng đây dường như là sự cân bằng nhỏ để tiết kiệm KB.
Tùy chọn này rất khó tìm thấy ở PowerPoint 2007. Từ trình đơn Office, chọn Prepare rồi tới Properties. Từ danh sách Document Properties thả xuống, chọn Advanced Properties để tìm thẻ Summary. Bạn sẽ tiết kiệm được không gian tuy không nhiều lắm.
10. Điều khiển con trỏ từ bàn phím
Trong thời gian trình chiếu, PowerPoint sẽ ẩn con trỏ 5 giây sau mỗi lần slide hiển thị, rồi sau đó biến mất. Khi bạn kích để xem slide tiếp theo, con trỏ lại hiện rõ trong 5 giây tiếp theo. Bạn có thể kiểm soát hiển thị con trỏ bằng cách kích biểu tượng ở góc trái màn hình, nhưng hành động này sẽ làm xao lãng trình diễn. Thay vào đó, hãy kiểm soát con trỏ từ bàn phím:
Ctrl+ H ẩn con trỏ ngay lập tức.
Ctrl+ A hiển thị con trỏ ngay lập tức.
Ngay khi bạn ấn Ctrl+A để hiển thị con trỏ, nó sẽ cố định và không còn 5 giây chờ nữa. Bạn phải sử dụng Ctrl+ H nếu muốn ẩn con trỏ.