TIN TỨC-SỰ KIỆN

10 mẹo làm việc hiệu quả hơn với PowerPoint (Phần I)

Ngày đăng: 27 | 12 | 2007

PowerPoint là một phần mềm trình diễn mạnh, nhưng không phải ai trong chúng ta cũng thường xuyên sử dụng Powerpoint đủ để nắm được hết các mẹo sử dụng sao cho tiết kiệm thời gian nhất. Thật vui là bạn không cần phải trở thành chuyên gia để khám phá hết các đặc tính của PowerPoint.

Trong bài này, chúng tôi sẽ giới thiệu những phím tắt và một số thủ thuật để bạn có thể sử dụng khi làm việc với PowerPoint.

1. Dễ dàng thay đổi kiểu mẫu thiết kế (template)

Bạn xây dựng một trình diễn từ đầu, nhưng có lẽ thích hợp hơn hết là sử dụng những template sẵn có. Những template này áp dụng các thuộc tính thiết kế và định dạng nhất quán từ slide đầu tới slide cuối cùng. Kích nút Slide Design trên thanh công cụ Formatting để mở ô các thao tác cho Slide Design và bắt đầu tạo các Slide. (Với bản PowerPoint 2007, chọn một mẫu template từ nhóm Design).

Bạn hoàn toàn không bị bó buộc với template đã chọn bởi vì sau khi đã hoàn thành một file trình chiếu bạn có thể chọn thay thế bằng một thiết kế khác. Hãy yên tâm chọn template mình muốn mà không phải lo sợ nội dung thay đổi.

Bạn cũng có thể thay đổi thiết kế trên từng slide mà không cần loại bỏ template trên trình diễn. Tại ô Slide hoặc Slide Sorter View, lựa chọn kiểu hiển thị “thumbnails” cho slide bạn muốn thay đổi. Tiếp theo, kích vào mũi tên thả xuống bên cạnh thiết kế mong muốn trong danh sách Apply A Design Template và chọn Apply To Selected Slides (Hình trên). (PowerPoint 2007 không có các mũi tên thả xuống; hãy kích phải chuột tại thiết kế) PowerPoint sẽ ngay lập tức cập nhật các slide được sửa đổi.

2. Tập trung vào trọng tâm

Tránh tập trung quá nhiều văn bản trên một slide. Nếu một slide quá dầy đặc thì chắc chắn sẽ làm xao nhãng người xem. Người xem sẽ mải tập trung đọc thay vì lắng nghe bạn.

Khi bắt tay tạo một bản nháp của trình chiếu, hãy xem xét lại nó với những mục đích sau đây:

Thay thế những câu đầy đủ với các mệnh đề và từ khóa chính. Tránh các hình minh họa không cần thiết. Loại bỏ các dấu chấm câu. Thực hiện những bước trên, bạn có thể giảm bớt một nửa nội dung và trình diễn của bạn sẽ thu hút người xem hơn.

3. Đừng quên kết thúc!

Khi kết thúc việc trình chiếu, chuyện gì sẽ đến tiếp theo? Nếu bạn kích ra ngoài Slide Show View, người xem sẽ liếc trộm được những cảnh đằng sau trình diễn của bạn và có lẽ bạn không muốn điều này. Hãy kết thúc trình biểu diễn bằng một slide hiển thị một lời cám ơn chân thành tới sự quan tâm và theo dõi của người xem.

Tất nhiên, slide kết thúc cũng không nhất thiết phải hiển thị một thông điệp nào đó. Một slide trắng có thể sẽ thích hợp hơn. Bạn có thể thậm chí kết hợp hai slide kết thúc: Hiển thị lời cám ơn ngắn gọn hay một thông điệp riêng trên một slide trắng. Theo cách này thì khi bạn kích ra ngoài slide thông điệp thì tài liệu vẫn được che chắn một cách kín đáo.

Trình diễn chuyên nghiệp luôn có một slide cuối được thiết kế riêng. Slide này sẽ bảo vệ chính bạn và người xem.

4. Tạo mẫu AutoContent cho riêng mình

AutoContent Wizard là một khởi đầu tốt khi bạn không chắc chắn nên chọn trình diễn nào. Đặc tính này tạo ra một trình diễn mới sử dụng các template sẵn có và có thể tùy biến các kết quả.

Có thể bạn chưa biết rằng sẽ thêm các trình diễn đang có nào vào thư viện của AutoContent Wizard. Để thực hiện điều này, bạn thực hiện theo các bước sau đây:

1. Chạy wizard bằng cách chọn New từ trình đơn File.

2. Kích đường dẫn From AutoContent Wizard tại ô thao tác New Presentation.

3. Kích Next trong ô wizard đầu tiên.

4. Chọn loại template có nội dung phù hợp nhất và kích Add (Hình dưới).

5. Xác định vị trí tập tin trình diễn rồi kích OK.

6. Thoát khỏi wizard.

Tại thời điểm này, trình chiếu được thêm vào đã sẵn sàng sử dụng như một mẫu nội dung. Đừng bỏ phí bất kì trình chiếu hay nào. Có lẽ, bạn sẽ phải tùy biến nó, và điều này là điểm chung cho bất kì template nào đã chọn.

AutoContent Wizard không hiển thị trên PowerPoint 2007. Thay vào đó, hãy chọn File từ trình đơn Office và chọn New để bắt đầu.

5. Chuyển trình chiếu sang Word

PowerPoint có thể được in ra nhưng không thể sửa đổi được nhiều các kết quả. Ví dụ, bạn có thể in các thông báo hay thậm chí các slide cá nhân, nhưng PowerPoint chỉ in một bản sao trên một khuôn khổ slide theo yêu cầu. Nếu muốn mở rộng hay định dạng lại thì hãy chuyển trình diễn sang Word để dễ dàng chỉnh sửa hơn. Hãy thực hiện theo các bước sau đây:

1. Chọn Send To từ trình đơn File.

2. Chọn Microsoft Office từ trình đơn kết quả con.

3. Tại hộp thoại Send To Microsoft Office (Hình dưới), chọn một trong nhiều các tùy chọn chuyển đổi. Tùy chọn Outline Only chỉ chuyển đổi nội dung.

4. Kích OK.

Khi nội dung trình diễn đã được chuyển sang Word, bạn có thể áp dụng các tùy chọn định dạng và in ấn không hiển thị trên PowerPoint.

Trong PowerPoint 2007, sử dụng lệnh Publish để chuyển nội dung sang Word. Chọn Publish từ trình đơn Office rồi chọn Create Handouts In Microsoft Office Word.

Khi đưa ra bản tin, hãy xem xét nên thể hiện ở cuối hay ở đầu trình diễn. Mọi người sẽ chú ý tới bản tin đó hơn là trình chiếu của bạn.

 

NỘI DUNG KHÁC

Di dân và giảm nghèo nhìn từ giác độ Xã hội học

27-12-2007

Giống như các quốc gia khác, di dân ở Việt Nam là một hiện tượng kinh tế-xã hội mang tính quy luật, một cấu thành gắn liền với quá trình phát triển. Di chuyển lao động là một đòi hỏi tất yếu khách quan trong nền kinh tế thị trường, là biểu hiện rõ nét nhất của sự phát triển không đồng đều giữa các vùng miền lãnh thổ, giữa các quốc gia. Dưới tác động của toàn cầu hoá những khác biệt mức sống, chênh lệch trong thu nhập, cơ hội việc làm, sức ép sinh kế, tiếp cận dịch vụ xã hội giữa các khu vực, vùng miền là các nguyên nhân cơ bản tạo nên các dòng di cư trong và ngoài nước hiện nay.

Trung Quốc điều chỉnh thuế X-NK năm 2008

27-12-2007

Trung Quốc sẽ điều chỉnh hơn nữa thuế xuất nhập khẩu kể từ ngày 1-1-2008, đến lúc đó mức thuế bình quân của Trung Quốc sẽ giảm xuống còn 9,8%.

Bất bình đẳng ở Việt Nam - Khoảng cách lớn như thế nào?

27-12-2007

Phân tầng xã hội là vấn đề thu hút sự quan tâm, chú ý của nhiều nhà nghiên cứu và hoạch định chính sách. Để trả lời câu hỏi về mức độ bất bình đẳng ở Việt Nam, trước hết chúng ta cần có hướng tiếp cận nhằm đo lường bất bình đẳng. Một cách khái quát, có 2 phương pháp đo lường về bất bình đẳng: Thứ nhất, đo lường bất bình đẳng nói chung thông qua hệ số Gini – được sử dụng rộng rãi trong nhiều nghiên cứu; Thứ hai, đo bất bình đẳng về cơ hội thông qua khoảng cách chênh lệch về đầu ra giữa các nhóm xã hội. Trong hai phương pháp này, bất bình đẳng cơ hội mô tả rõ nét về sự bất bình đẳng xã hội hơn và chỉ ra “cái bẫy bất bình đẳng” tồn tại dai dẳng từ thế hệ này sang thế hệ khác.

Cuba mong muốn được học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm trong phát triển nông nghiệp, nông thôn

27-12-2007

AGROINFO - Chiều ngày 26/12/2007, đồng chí Đại sứ Cuba tại Hà Nội Jesus Aise Sotolongo có buổi làm việc với cán bộ nghiên cứu Viện Chính sách và Chiến lược Phát triển Nông nghiệp Nông thôn (IPSARD). Buổi làm việc được tổ chức theo đề nghị từ phía đại sứ quán Cuba với Vụ Hợp tác Quốc tế - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nhằm trao đổi và chia sẻ những kinh nghiệm của Việt Nam về các vấn đề xây dựng và hoạch định chính sách, chiến lược phát triển nông nghiệp, nông thôn với nước bạn Cuba.

10 vấn đề "nóng" của năm 2008

26-12-2007

Trong 150 phút, tại hai đầu cầu Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, các chuyên gia Phạm Chi Lan, người rất tâm huyết với phát triển DN Việt Nam, Tiến sĩ Nguyễn Quang A, Viện trưởng Viện Nghiên cứu phát triển IDS, Tiến sĩ Ngô Vĩnh Long, giảng viên môn Lịch sử, ĐH Maine, Mỹ đã cùng nhà báo Nguyễn Anh Tuấn xới lên những vấn đề trăn trở trong năm qua và cần được giải quyết trong năm 2008. Từ câu chuyện bình đẳng giữa DN tư nhân và DN nhà nước, giáo dục đào tạo, thu hút và sử dụng người tài, cải cách hành chính, chiến lược công nghệ quốc gia, xây dựng và gìn giữ bản sắc, cá tính dân tộc đến câu chuyện về một vị thế mới trên tư cách thành viên HĐBA Liên Hợp Quốc đã được bàn thảo.

Trung tâm Thông tin tổ chức liên hoan chia tay cán bộ về nghỉ hưu

26-12-2007

AGROINFO - Chiều ngày 24/12/2007, Trung tâm Thông tin đã tổ chức liên hoan nhân dịp lễ Noel và ra mắt phòng đọc với những trang thiết bị mới của Thư viện. Đây cũng là dịp để các cán bộ nghiên cứu của Trung tâm Thông tin chia tay đồng chí Ngô Thị Thảo, cán bộ Thư viện, về nghỉ hưu.

Nông dân và "nỗi buồn hội nhập"

26-12-2007

Bất chấp những chỉ số kinh tế tăng ấn tượng trong năm nay, tình trạng khó khăn của nông thôn Việt Nam thời hội nhập vẫn đang làm đau đầu những nhà quản lý. Càng “vươn ra biển lớn”, tư duy toàn cầu trong điều kiện đặc thù của VN càng cần được xác định rõ ràng: giải quyết tốt bài toán phát triển nông thôn chính là đặt một tay vào chiếc chìa khoá vàng “phát triển bền vững” cho cả nền kinh tế, trên một tầm cao mới…

Cơ giới hoá nông nghiệp: Khi nào qua bước khởi động?

26-12-2007

Để vượt qua nhận xét là nền nông nghiệp manh mún, nhỏ lẻ, bên cạnh việc chuyển đổi cơ cấu sản xuất, hình thành các vùng chuyên canh lớn thì thực hiện cơ giới hoá cũng rất cấp thiết. Tuy nhiên, do còn nhiều cản trở nên cuộc "cách mạng" trên dù đã triển khai từ nhiều năm mà vẫn trong giai đoạn... khởi động!

Doanh nghiệp - Nạn nhân của những quy định không rõ ràng

25-12-2007

Chủ một lô hàng nhập khẩu từ cuối năm 2006 đến nay như đang ngồi trên đống lửa vì toàn bộ số tài sản (lô hàng) đã bị công an kinh tế giam giữ, và càng vô vọng hơn khi doanh nghiệp không hề biết mình phải chờ đến bao giờ vì hiện cơ quan chức năng cũng đang chờ “xin ý kiến” cấp trên!

Luật bảo hiểm XH khiến công dân cùng hưởng thành quả phát triển

25-12-2007

Việc thiết lập kiện toàn hệ thống bảo hiểm xã hội thích ứng với trình độ phát triển kinh tế, được coi là nhu cầu tất yếu phát triển cân đối kinh tế xã hội và bảo đảm quan trọng ổn định xã hội, đất nước ổn định lâu dài

Đại hội 17 ĐCS đem lại cho nông dân 10 điều lợi lớn

25-12-2007

Theo báo cáo(b/c) chính trị của đại hội(ĐH) 17 Đảng Cộng Sản Trung Quốc, nông dân Trung Quốc chí ít sẽ được hưởng mười điều lợi, tốt lớn dưới đây:

Hội thảo báo cáo kết quả:"Nghiên cứu chính sách hỗ trợ phát triển DNVVN trường hợp ngành hàng điều và mây tre đan Việt Nam"

25-12-2007

Hai nghiên cứu "Vai trò của doanh nghiệp chế biến điều trong chuỗi giá trị điều Việt Nam" và "Giải pháp hỗ trợ các DNVVN trong lĩnh vực mây tre đan ở Việt Nam" được thực hiện trong khuôn khổ chương trình Nghiên cứu đề xuất chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa trong lĩnh vực nông nghiệp và địa bàn nông thôn.