Vấn đề quan trọng là các cán bộ tài chính hiểu rõ được các chức năng chính của họ. Các chức năng này bao gồm:
· Thiết lập và vận hành các hệ thống tài chính;
· Chủ động hỗ trợ các đơn vị khác (các hợp phần/tỉnh) trong Chương trình;
· Giúp các bên hưởng lợi, các ban quản lý và các nhà tài trợ nắm được các vấn đề về quản lý tài chính; và
· Hỗ trợ công tác kiểm toán và thực hiện các yêu cầu của pháp luật.
Cụ thể, việc thiết lập và vận hành hệ thống tài chính bao gồm:
· Lưu giữ tài liệu kế toán, bao gồm cả các chứng từ và sổ sách ghi chép (theo dõi các nguồn vốn nhận từ từng nhà tài trợ);
· Hỗ trợ ban quản lý lập ngân sách;
· Lập các báo cáo tài chính thích hợp;
· Xây dựng và triển khai một hệ thống kiểm soát thích hợp nhất đối với các nhân viên của Chương trình; và
· Thực hiện toàn bộ các thủ tục tài chính cụ thể khác, như theo dõi biến động tiền, chi trả lương, nộp thuế và thanh toán cho nhà cung cấp.
Nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ này, các yêu cầu sau cần được đáp ứng:
· Cán bộ tài chính phải có trình độ chuyên môn;
· Công việc được phân công hợp lý giữa các nhân viên; và
· Công tác kế toán được giám sát chặt chẽ trong phạm vi từng tỉnh hoặc hợp phần.
Mô tả chi tiết về các vai trò và trách nhiệm cần được thống nhất; vai trò được phân theo cấp bậc và kinh nghiệm. Ví dụ:
STT | Mô tả công việc | Cấp chịu trách nhiệm | Tần suất |
1 | - Lập giấy đề nghị tạm ứng cho các chi phí hoạt động theo hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước, xin phê duyệt của người có thẩm quyền, và chuyển sang Kho bạc Nhà nước. - Đến kho bạc Nhà nước rút tiền, cất vào két sắt. | Kế toán
Thủ quỹ | Hàng ngày |
2 | Lập phiếu chi đối với các khoản chi cho nhà cung cấp/nhân viên bằng tiền mặt, xin phê duyệt của người có thẩm quyền, thực hiện việc chi trả. | Thủ quỹ/ kế toán | Hàng ngày |
3 | Thu thập các chứng từ liên quan và lập bản kê quyết toán tạm ứng, gửi lên Kho bạc Nhà nước để rút ngân sách sau khi được chấp thuận bởi người có thẩm quyền. | Kế toán | Hàng ngày |
4 | Lập bảng kê rút ngân sách để trả cho nhà cung cấp và nhân viên theo hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước, gửi tới Kho bạc Nhà nước để chuyển khoản thanh toán. Lưu giữ giấy tờ kế toán trong tủ | Kế toán | Hàng ngày |
5 | Cập nhật các khoản thu, chi vào sổ tiền mặt. Thực hiện việc kiểm kê tiền mặt hàng ngày và đối chiếu số dư tiền mặt trong hệ thống kế toán với sổ tiền mặt. | Thủ quỹ/Kế toán | Hàng ngày |
6 | Kiểm tra các mẫu đề nghị tạm ứng cho nhân viên với các tính toán & tài liệu có liên quan và trình đề nghị tạm ứng lên cấp có thẩm quyền phê duyệt. | Kế toán | Hàng ngày |
7 | Dựa trên phiếu chi tạm ứng, cập nhật sổ theo dõi tạm ứng. Theo dõi các khoản tạm ứng chưa quyết toán và yêu cầu quyết toán đối với các khoản tạm ứng tồn đọng lâu. | Kế toán | Hàng ngày |
8 | Ghi nhận những giao dịch hàng ngày vào hệ thống kế toán | Kế toán | Hàng ngày |
9 | Cập nhật sổ TSCĐ trong trường hợp mua mới, kết chuyển, thanh lý và đảm bảo rằng việc kiểm kê TSCĐ được thực hiện ít nhất 1 lần/năm. Tính chi phí hao mòn TSCĐ. | Kế toán/Kế toán trưởng | Hàng tuần/Hàng tháng |
10 | Thực hiện đối chiếu hàng tháng: Đối chiếu tổng số dư trên sổ tiền mặt với biên bản kiểm kê tiền mặt. Đối chiếu tổng chi phí TSCĐ trong năm với tổng TS mua sắm mới được ghi nhận trong sổ TSCĐ; và Đối chiếu tổng các khoản tạm ứng theo sổ theo dõi tạm ứng với danh sách các khoản tạm ứng riêng lẻ. | Kế toán/Kế toán trưởng | Hàng tháng |
11 | Thực hiện đối chiếu theo quý: Đối chiếu các khoản rút ngân sách, tạm ứng từ Kho bạc Nhà nước và số ngân sách còn lại với Kho bạc Nhà nước.
| Kế toán/Kế toán trưởng | Hàng quý |
12 | Phân tích chi phí thực tế so với ngân sách | Kế toán/Kế toán trưởng | Hàng quý |
13 | Lập kế hoạch dòng tiền cho tháng tiếp theo. | Kế toán trưởng | Hàng tháng |
14 | Kiểm tra và phê duyệt các khoản giao dịch kế toán Lập báo cáo tài chính theo tháng | Kế toán/Kế toán trưởng | Hàng tháng |
Toàn bộ các cán bộ tài chính cần được tham dự các khóa đào tạo thích hợp nhằm mục đích cập nhật và nâng cao kiến thức chuyên môn của họ; các cán bộ tài chính cần được đào tạo đầy đủ để có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.