TIN TỨC-SỰ KIỆN

Trộn thư và liên kết dữ liệu giữa Word và Excel 2007

Ngày đăng: 06 | 11 | 2007

Bạn có một bảng dữ liệu dạng một bảng lương hoặc sổ địa chỉ trong Excel nhưng lại không muốn in theo kiểu Excel mà muốn nhúng nó vào trong Word trong đó đặc biệt muốn in mỗi dòng (bản ghi) trên một trang dữ liệu đã được trình bày trong Word. Tính năng trộn thư (Mail Merger) trong Word sẽ cho phép bạn làm được điều đó một cách dễ dàng.

 

Vậy tại sao không làm tất cả trên Excel? Về lý thuyết thì hoàn toàn có thể làm được tất cả trên Excel, nhưng sở trường của Excel là tính toán và quản lý dữ liệu chứ không phải trình bày. Vì thế để vừa có được kết quả tính toán vừa lại trình bày đẹp thì người dùng phải sử dụng tính năng trộn thư (Mail Merge) của Word để có thể trình bày trong Word nhưng lại lấy dữ liệu từ file Excel.

Lấy ví dụ chúng ta có một bảng lương trong Excel và giờ muốn in thành các phiếu lương trong Word. Công việc được tiến hành như sau:

Phần 1. Lập bảng và nhập dữ liệu trong Excel rồi lưu lại và đặt cho nó một cái tên nào đó (Ví dụ Bang Luong T11-2007) rồi đóng Excel lại.

Mẫu Bảng Lương (Nên dùng Unicode)

Phần 2. Tạo mẫu và nhúng dữ liệu vào trong Word.

Bước 1. Tạo mẫu phiếu lương trong Word với đầy đủ thông tin cần in.

Mẫu Phiếu Lương

Bước 2. Chọn lệnh Mailings/Select Recipients/Use Existing List: lấy dữ liệu từ một nguồn có sẵn

Bước 3. Mở nơi chứa bảng dữ liệu, chọn tên bảng dữ liệu (Bang Luong T11-2007) rồi chọn Open. Sau đó máy sẽ yêu cầu chọn Sheet dữ liệu cần lấy trong file Excel mà người dùng vừa chọn. Mặc định máy sẽ chọn sheet đầu tiên.

Bước 4. Nhúng dữ liệu vào mẫu:

- Kích chuột vào vị trí cần liên kết dữ liệu (Họ và tên) rồi chọn Mailings/Insert Merge Field rồi chọn tên trường tương ứng với chỗ cần liên kết (Họ và tên)

- Thao tác lần lượt cho đến hết các trường

Bước 5. Kiểm tra kết quả bằng cách bấm chuột vào nút Preview Results

Bước 6. Kết thúc.

- Chọn lệnh Mailings/Finish & Merge/Print Documents. Lúc này người dùng có thể lựa chọn in tất cả các bản ghi hoặc chỉ in một số bản ghi theo số thứ tự được khai báo.

- Nếu không in ra luôn mà chỉ xuất thành từng phiếu lương để lưu lại thì chọn lệnh Mailings/Finish & Merge/Edit Individual Documents

Chú ý: Nguồn dữ liệu không nhất thiết phải lập trong Excel, có thể lập thành một bảng lưu trong một file Word. Tuy nhiên, nếu lưu ở dạng Doc thì file đó chỉ được phép lưu đúng 1 bảng dữ liệu đó.

Nguồn tin : Dân trí

NỘI DUNG KHÁC

Đẩy mạnh công tác thủy lợi phục vụ phát triển bền vững nuôi trồng thủy sản ở các tỉnh Đồng Bằng Sông Cửu Long

5-11-2007

Vào ngày 3/11/2007, Bộ Nông nghiệp & PTNT đã tổ chức Hội thảo “Công tác thủy lợi phục vụ phát triển bền vững nuôi trồng thủy sản ở các tỉnh Đồng Bằng Sông Cửu Long” tại thành phố Cần Thơ do Thứ trưởng Bộ NN&PTNT Đào Xuân Học và Phó Chủ tịch UBND thành phố Cần Thơ - Lê Thanh Sơn chủ trì.

Chính sách quản lý khoa học công nghệ - Kinh nghiệm từ Trung Quốc (Phần I)

2-11-2007

Trong tiến trình cải cách và mở cửa, Trung Quốc bắt đầu tiến hành đổi mới cơ chế quản lý khoa học công nghệ từ đầu những năm 1980s. Cùng với việc chuyển dần từ cơ chế làm việc kế hoạch hoá tập trung, cứng nhắc và khép kín, các nhà cải cách ở Trung Quốc đã thực hiện hàng loạt các chính sách đổi mới cơ chế quản lý khoa học công nghệ với mục đích thay đổi tư duy làm việc và sản phẩm của các tổ chức khoa học công nghệ.

Kinh tế Quảng Tây tăng trưởng cao nhất trong 10 năm trở lại đây

2-11-2007

Cuộc họp báo ngày 26 tháng 10 vừa qua Cục Thống kê tỉnh Quảng Tây đã công bố tình hình phát triển của toàn tỉnh trong 3 tháng đầu năm nay nhìn chung thu nhập của nhân dân Quảng Tây đều tăng, những chỉ tiêu kinh tế chủ yếu về công nghiệp, đầu tư, chi phí tiêu dùng, xuất nhập khẩu, thu nhập tài chính... đều tăng nhanh, tổng quan phát triển kinh tế của toàn tỉnh tốt hơn nhiều so với cùng kỳ năm ngoái và dự đoán phát triển trong năm nay.

Việt Nam cần hội nhập tiêu chuẩn để đẩy mạnh xuất khẩu hàng thực phẩm.

1-11-2007

Tại Hội thảo Việt Nam - Hoa Kỳ về xây dựng tiêu chuẩn và Tác động đối với thương mại vừa mới được tổ chức tại Hà Nội, các vấn đề liên quan tới tiêu chuẩn, chất lượng và cơ cấu tổ chức hoạt động đánh giá sự phù hợp của cả hai nước đã được đưa ra phân tích.

Kỹ năng viết tít xen trên báo điện tử

1-11-2007

Có những người chả thèm đếm xỉa đến độc giả khi chạy một mạch bài dài cả trang mà chỉ có mỗi một cái ảnh minh họa tí xíu. Đã thế, họ còn tra tấn độc giả bằng những cụm chữ dài đến một gang tay. Và cũng có nhiều người rất thích đặt tít xen - tức những tít nhỏ nằm xen trong bài báo, giữa hai đoạn.

Nguyên Bộ trưởng Lê Huy Ngọ tới thăm và làm việc tại IPSARD

31-10-2007

AGROINFO - Chiều 29.10.2007, nguyên Bộ trưởng Bộ NN&PTNT Lê Huy Ngọ đã tới thăm và làm việc tại Viện Chính sách và Chiến lược Phát triển Nông nghiệp Nông thôn (IPSARD).

Hỗ trợ để nông dân sống được với ruộng

31-10-2007

Quá trình phát triển đã mang đến cho khu vực nông nghiệp, nông thôn nhiều thách thức mới về cạnh tranh, yêu cầu về an toàn thực phẩm, thu hồi đất... trong khi những vấn đề như thu nhập thấp, đói nghèo, việc làm vẫn đang bức xúc", trao đổi của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Cao Đức Phát bên hành lang QH.

Excel 2003: In ấn Sheet có kèm comment

30-10-2007

Comment trong Excel 2003 dùng để ghi chú thêm thông tin vào các ô và đôi lúc, bạn cũng cần những ghi chú này khi in ra giấy. Thế mà in mãi cũng không có một comment nào "dính" trên bản tính. In bảng tính có kèm comment thế nào??

Giảm thuế, DN thức ăn chăn nuôi vẫn kêu ca

30-10-2007

Sáng ngày 25/10, các thành viên phía Bắc của Hiệp hội Thức ăn chăn nuôi Việt Nam (TACN) tiếp tục kiến nghị giảm thuế VAT bằng không, bởi Hiệp hội này nhận định giá nguyên liệu làm TACN thế giới sẽ tăng cao từ nay đến hết năm.

Rau Trung Quốc sang Nhật giảm mạnh: Cơ hội cho rau Việt Nam

29-10-2007

Theo thông tin từ Thương vụ Việt Nam tại Nhật Bản, hiện nay lượng rau củ Trung Quốc xuất sang Nhật Bản đang ngày càng giảm mạnh. Đây được coi là cơ hội tốt cho rau củ Việt Nam tranh thủ xâm nhập vào thị trường này.

Hôi thảo "Những vấn đề về Nông nghiệp, Nông thôn và Nông dân ở Trung Quốc"

30-10-2007

Hội thảo do Viện Khoa học Xã hội Việt Nam tổ chức, trong khuôn khổ chương trình hợp tác khoa học giữa Viện Khoa học xã hội Việt Nam và Trung tâm nghiên cứu phát triển Quốc Vụ Viện Trung Quốc.

Đánh giá việc thực hiện Chiến lược toàn diện về tăng trưởng và xoá đói giảm nghèo (CPRGS) ở khu vực nông thôn Việt Nam

29-10-2007

AGROINFO - Dự án “Theo dõi, đánh giá việc thực hiện Chiến lược toàn diện về tăng trưởng và xoá đói giảm nghèo (CPRGS) ở khu vực nông thôn Việt Nam” do Ngân hàng Thế giới tài trợ được thực hiện từ năm 2005 đến hết tháng 9/2007. Ngày 18/10/2007 tại Đồ Sơn-Hải Phòng, Cục Hợp tác xã và Phát triển Nông thôn đã tổ chức hội thảo kết thúc dự án để báo cáo các kết quả nghiên cứu về chính sách nông nghiệp nông thôn.